Vous avez besoin de faire authentifier un document établi en France et destiné à l’étranger ? Son authentification est nécessaire pour réduire le risque de fraude et garantir sa conformité au regard des exigences établies par les autorités administratives. Pour authentifier un acte public français, deux solutions possibles : l’apostille ou la légalisation. Laquelle choisir ? Quels documents sont concernés dans les deux cas ? Comment réaliser sa demande ? On fait le point dans cet article.
Qu’est-ce que la légalisation d’un document destiné à l’étranger ?
En quoi consiste-t-elle ?
La légalisation d’un document est une formalité administrative qui permet à ce dernier d’être utilisé à l’étranger. La légalisation atteste de la véracité de la signature, du cachet ou du tampon apposé sur le document. Elle atteste également que ce dernier est formellement correct et provient d’une instance officielle.
Cependant, la légalisation ne garantit pas la véracité du contenu du document. C’est à l’instance à qui vous le transmettez de s’en assurer.
Concrètement, la légalisation est un cachet officiel apposé sur l’acte.
Quels documents peuvent être légalisés ?
Seuls les actes publics français peuvent faire l’objet d’une légalisation. Sont considérés comme actes publics ceux fournis par :
- une juridiction judiciaire ou administrative (jugement)
- un parquet
- un greffier (un extrait de casier judiciaire, par exemple)
- un commissaire de justice (un procès-verbal de constat, par exemple)
- un officier de l’état civil (un acte de naissance ou un acte de mariage, par exemple)
- une autorité administrative (un avis d’imposition ou un diplôme, par exemple)
- un notaire (une procuration ou un testament, par exemple)
Il peut s’agir également d’une déclaration officielle apposée sur un acte sous signature privée.
Pour plus d’informations sur les actes publics concernés par la légalisation, vous pouvez consulter le site Service Public.
Comment faire la demande de légalisation d’un document ?
La démarche de légalisation d’un document destiné à un pays étranger se réalise en deux étapes (double légalisation).
Tout d’abord, la prélégalisation doit faire l’objet d’une demande auprès du bureau des légalisations du ministère français des Affaires étrangères, en remplissant un formulaire de demande de légalisation internationale. Ce formulaire doit être accompagné d’un chèque de 10 euros à l’ordre de “régie des légalisations” et d’une enveloppe affranchie et libellée au nom et adresse du demandeur.
Ensuite, le document doit faire l’objet d’une surlégalisation auprès d’une autorité diplomatique ou consulaire du pays concerné.
Bon à savoir : pour être légalisé par le ministère des Affaires étrangères, l’acte doit comporter une adresse complète en France et la signature originale d’une autorité publique française. De plus, pour être conforme, il doit s’agir de la version originale ou d’une copie certifiée conforme.
Qu’est-ce l’apostille d’un document destiné à un pays étranger ?
L’apostille est une procédure simplifiée de légalisation. Les deux répondent aux mêmes objectifs de vérification, mais la procédure de demande d’une apostille est beaucoup moins fastidieuse que celle de la légalisation. Cette méthode d’authentification a été instaurée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, dont la France est signataire. Seuls les pays ayant ratifié cette convention peuvent proposer l’apostille d’un document. Pour les autres, seule la légalisation est possible.
Comme pour la légalisation, l’apostille authentifie un document, mais elle n’atteste pas que son contenu est véridique.
Quels documents peuvent être apostillés ?
Les documents pour lesquels l’apostille est possible sont assez variés. Il peut s’agir de documents :
- administratifs
- commerciaux
- d’éducation (diplômes, relevés de notes officiels)
- juridiques
- d’état civil
Comment réaliser une demande d’apostille ?
Pour apostiller un document officiel destiné à un pays étranger signataire de la convention de La Haye, l’usager doit tout d’abord faire une copie conforme du document dans la Mairie du domicile de l’entité émettrice. Ensuite, il pourra faire la demande d’apostille auprès de la cour d’appel du lieu où siège l’entité émettrice du document. Par exemple, pour l’apostille d’une pièce établie à Lunéville, l’intéressé doit s’adresser à la Cour d’appel de Nancy. La copie conforme et l’apostille sont des actes gratuits, mais l’intéressé doit tout de même s’acquitter du timbre pour l’envoi à son domicile.
Bon à savoir :
À partir du 1ᵉʳ janvier 2025, les notaires pourront apostiller un acte public établi par les autorités françaises. Ainsi, à partir de cette date, la procédure de demande sera d’autant plus simple et rapide.
Le cas des documents traduits
Pour obtenir une apostille sur un document traduit, deux conditions doivent être réunies :
- la traduction doit être réalisée par un traducteur assermenté auprès d’une cour d’appel française
- la version traduite ainsi que l’original doivent comporter la signature et le cachet du traducteur
Pour plus d’informations, veuillez consulter notre guide complet : Démarches pour obtenir une apostille et traduire un acte officiel
Légalisation ou apostille : comment choisir ?
Apostiller ou légaliser un acte dépend principalement du fait que le pays de destination soit signataire ou non de la Convention de La Haye. Cependant, tous les pays ont des règles qui diffèrent selon le type d’acte. Pour connaître l’état actuel du droit conventionnel en matière de légalisation, veuillez consulter le tableau récapitulatif de France Diplomatie, régulièrement mis à jour.
Concernant le coût, obtenir une apostille est habituellement moins cher que la légalisation. Les frais de légalisation peuvent fluctuer selon le pays destinataire et le volume de documents à traiter, incluant souvent des charges administratives additionnelles pour chaque étape requise dans le processus de légalisation.
En termes de délais, l’apostille est souvent traitée plus rapidement, typiquement entre quelques jours à une semaine. En revanche, la légalisation peut peut prendre plus de temps, particulièrement si plusieurs étapes de vérification par différentes autorités sont nécessaires, ce qui peut s’étendre sur plusieurs semaines.
Bon à savoir :
Depuis le 16 février 2019, le règlement UE 2016/1191 dispense de légalisation et d’apostille certains documents entre les pays membres de l’Union européenne. Consultez le portail e-justice pour connaître la liste des documents concernés.
Nos conseils pour réussir l’authentification de vos documents
Pour faire une demande de légalisation ou d’apostille, il est conseillé de se renseigner sur les délais de traitement de la demande à la cour d’appel où la demande est faite. Il est également conseillé de tenir compte du temps d’envoi/réception des documents prévu par la poste. Aussi, il est important de vérifier si le document est destiné à un pays de l’Union européenne ou à une autorité d’un autre pays étranger, et, le cas échéant, se renseigner sur les règles en matière d’authentification.
Dans le cas où votre acte doit être traduit, il est important de recourir aux services d’un traducteur assermenté. En effet, la traduction assermentée est la seule à être reconnue devant les autorités administratives en France et à l’international. Un traducteur assermenté est le seul à pouvoir fournir une traduction précise et rigoureuse. Selon la nature du document et les langues concernées, tous les traducteurs ne sont pas compétents.
Pour vous aider dans le choix du traducteur, faites appel à une agence de traducteurs assermentés. En effet, celle-ci dispose d’un large réseau de traducteurs spécialisés dans différentes langues et dans différents domaines. En optant pour cette solution, un traducteur expert prend en charge toutes les étapes de la traduction de votre document, de l’analyse à la vérification. De plus, en recourant aux services de notre agence de traducteurs assermentés, vos documents traduits bénéficient d’une relecture systématique avant envoi.
Vous l’aurez compris, apostille ou légalisation, la procédure d’authentification diffère selon de pays de destination et la nature du document à authentifier. En plus de l’authentification, une traduction du document français peut être nécessaire. Si tel est le cas, afin d’éviter tout désagrément, faites appel à l’expertise d’une agence de traduction assermentée. Demandez votre devis gratuitement.
