Que ce soit pour répondre à des obligations légales, ou pour développer un courant d’affaires à l’international, vous pouvez être amenés à produire des documents comptables dans une autre langue que la vôtre. La traduction de factures du français vers l’anglais, par exemple, peut être exigée dans certains cas. Quels sont les types de factures concernées ? Quelles sont les étapes clés du processus de traduction ? Pourquoi faire appel à une agence de traduction professionnelle ? Voici tout ce que vous devez savoir.
Dans quel cas la traduction de facture peut-elle être demandée ?
La facture est un document qui atteste d’une transaction commerciale entre un vendeur et un acheteur. Elle a à la fois une fonction juridique, comptable, commerciale et fiscale. Elle doit donc être strictement conforme à la législation, et comporter toutes les mentions obligatoires, notamment :
- la date de facturation
- le numéro de la facture (unique)
- la dénomination sociale et l’adresse de l’entreprise (vendeur)
- l’identité du client et ses coordonnées
- le détail des produits et services vendus
- la TVA et le taux appliqué
- le montant total HT et le montant total TTC…
Il existe différents cas dans lesquels la traduction de facture en plusieurs langues peut être requise :
Dans le cadre privé
Si vous entamez des démarches pour une demande de visa, de naturalisation ou de mariage à l’étranger, les administrations vous réclameront un justificatif de domicile. Vous pouvez présenter par exemple une facture d’électricité. Selon votre pays de destination, les instances locales peuvent exiger la traduction de ce document dans la langue du pays accueillant. Les actes d’état civil requièrent l’intervention d’un traducteur juré, qui, seul, pourra garantir l’exactitude et l’authenticité des pièces de votre dossier.
Dans le cadre professionnel
Pour plusieurs raisons, les entreprises ayant une activité à l’international peuvent avoir recours à la traduction de facture :
- faciliter les échanges avec un prospect étranger et augmenter les chances de remporter le marché ;
- garantir la bonne compréhension des termes du contrat par toutes les parties et éviter un éventuel malentendu (ou litige) lié à la barrière de la langue ;
- se conformer aux conditions, légales ou commerciales, imposées par le pays de destination ;
- décrypter des récépissés fournis par des sous-traitants et libellés en langue locale, etc.
A-t-on besoin de recourir à la légalisation ?
La légalisation est parfois exigée par les autorités officielles du pays de destination pour certifier la validité et l’authenticité de documents. Cela implique l’intervention d’un traducteur expert, qui devra fournir une facture assermentée avant la demande de visa ou d’apostille aux services compétents. Les modalités de la facturation évoluent et différent d’un pays à l’autre, il faut donc bien se renseigner sur les réglementations en vigueur et mentions obligatoires.
Quels types de factures peut-on faire traduire ?
La facture commerciale
C’est le document obligatoire et définitif. C’est la preuve de la transaction entre un vendeur et un acheteur.
La facture pro forma
Très fréquente dans le monde des affaires, c’est une facture provisoire et modifiable, qui reprend les termes et conditions de l’opération avant la conclusion du marché. Elle peut par exemple :
- constituer une base de négociation entre les parties ;
- être utilisée pour lancer une demande de crédit ;
- évaluer le montant des droits de douane qui s’appliqueront sur l’opération.
La facture d’avancement
Elle est très souvent utilisée dans les secteurs du bâtiment ou des projets industriels de long terme. Elle permet de facturer au fur et à mesure de l’avancement des travaux, d’échelonner les paiements pour l’acheteur, et de générer de la trésorerie pour le vendeur.
La facture d’acompte
La facture d’acompte est établie lorsque le client verse une partie du paiement avant l’exécution du contrat. Elle est suivie d’une facture de solde qui clôture la vente à la fin de la prestation.
La facture d’avoir
Elle sert à rectifier ou annuler une facture déjà émise par l’entreprise à son client.
Dans quelle langue faut-il libeller la facture ?
En France, la facture commerciale doit être établie en français. Il est toutefois possible d’émettre une facture en anglais, en allemand ou tout autre langue étrangère. Mais en cas de contrôle de l’administration fiscale, celle-ci devra faire l’objet d’une traduction en langue française effectuée par un traducteur agréé.
Quel est le processus de traduction d’une facture ?
Les étapes clés
Voici les étapes à prendre en compte pour la traduction de vos factures :
- prendre contact avec un traducteur officiel, enregistré auprès de la cour d’appel ;
- lui transmettre le document à traduire dans la mise en page souhaitée ;
- préciser la langue source et la langue cible (NB : attention aux tournures idiomatiques, bien choisir par exemple entre l’anglais britannique et l’anglais américain).
Le traducteur évalue ensuite le document et vérifie sa lisibilité. Après réception du paiement, il faut compter quelques jours pour obtenir la traduction sous format numérique, et quelques jours supplémentaires pour recevoir l’exemplaire assermenté sous format papier.
Les éléments à ne pas traduire lors de la traduction
Certains éléments ne sont pas modifiés par le traducteur professionnel :
- la marque de l’entreprise ;
- les noms et prénoms (ceux-ci doivent être communiqués au traducteur lorsqu’ils sont écrits dans un alphabet différent, par exemple en chinois, en japonais ou en arabe) ;
- les unités de mesure ou les devises.
Les contrôles qualité
Le traducteur expert a prêté serment devant un tribunal. L’habilitation qu’il a obtenue de la cour d’appel, valable 5 ans et renouvelable, est un gage de sérieux, d’expérience et de professionnalisme. Son travail prévoit une relecture, pour garantir une traduction rigoureusement fidèle au texte initial.
Les garanties
Le traducteur assermenté signe et appose son cachet officiel sur la facture. Son nom et son numéro d’identification apparaîtront sur le document final. Le travail de traduction engage donc sa responsabilité.
À retenir :
En français, “facture” se traduit par “invoice” en anglais.
Pour demander votre addition au restaurant, vous demanderez “the bill, please” à traduire par “la note, s’il vous plaît !”
Pourquoi passer par une agence de traduction professionnelle ?
La traduction assermentée est la seule à être reconnue par les autorités officielles en France ou à l’étranger. Outre ses compétences linguistiques, le traducteur agréé a de fines connaissances en droit, il maîtrise le vocabulaire spécialisé et est conscient des enjeux et mentions obligatoires d’une facture.
Une agence de traduction professionnelle en ligne ou traditionnelle propose une grande variété de combinaisons de langues, elle saura vous mettre en relation avec l’expert adapté à votre cas, et disponible à court terme pour vos besoins urgents. Pour en savoir plus sur la fiabilité des agences de traduction assermentée en ligne, consultez notre article dédié.
Lire également :Comment les tarifs de la traduction assermentée sont-ils établis ?
La traduction de factures nécessite le plus souvent l’intervention d’un traducteur assermenté, seul habilité à fournir des documents officiels et certifiés dans les langues demandées et ayant une valeur légale et juridique. Votre entreprise exerce une activité commerciale à l’étranger ? La facturation de produits et services répond à des règles strictes et sa traduction impose la fiabilité et la rigueur d’une traduction assermentée.
