La création ou la gestion d’entreprise nécessite d’importantes démarches et de nombreux documents, obligatoires ou utiles, quelle que soit la forme juridique retenue. Focus sur les documents indispensables.

 

L’extrait Kbis

 

Pourquoi ?

L’extrait Kbis regroupe l’ensemble des renseignements essentiels que l’entreprise doit déclarer. Ainsi, le document atteste de l’existence juridique de la société. L’extrait Kbis est un acte authentique faisant foi. Il est le seul document officiel prouvant l’identité, l’adresse et l’activité de la personne morale immatriculée. Y sont également consignés d’éventuelles procédures collectives, comme un redressement ou une liquidation judiciaire. Le Registre du Commerce et des Sociétés met à disposition du public les informations qui y sont mentionnées :

  • Nom du greffe d’immatriculation
  • Raison sociale, sigle et enseigne
  • Numéro d’identification (SIREN)
  • Code NAF
  • Forme juridique (SARL, SA, SAS, SCI, EURL…) ;
  • Montant du capital social
  • Adresse du siège social
  • Adresse du principal établissement
  • Date de constitution
  • Description de l’activité
  • Nom du site internet de l’entreprise
  • Fonction, nom et prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes.
  • Existence ou non d’une procédure collective engagée à l’encontre de la société
  • Référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

À retenir

Le Kbis est la « carte d’identité », à jour, d’une entreprise immatriculée au RCS. Lorsque le Kbis est demandé, il doit dater de moins de trois mois. Il peut être délivré par le greffe du Tribunal de commerce concerné, sur simple demande, sur le site Infogreffe .

 

Quand ?

L’extrait Kbis intervient dès la création d’entreprise. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce lors de l’immatriculation d’une société commerciale (SAS, SARL, SASU, EURL…) au Registre du Commerce et des Sociétés. Il peut être requis pour réaliser certaines démarches : candidature à un appel d’offre public, ouverture d’un compte bancaire professionnel, achat de matériels, ou lors de démarches à l’international , etc.

 

 

Statuts

 

Définition

Les statuts juridiques d’une entreprise comprennent l’ensemble des droits et des obligations juridiques qui lient les associés entre eux. Les statuts d’une entreprise, déposés au Greffe, déterminent ainsi les apports des associés et regroupent ses caractéristiques générales (la forme juridique, la raison sociale, l’adresse du siège…), son capital social, ou encore les modalités de son fonctionnement.

Usage

Les statuts sont déposés au Registre du Commerce et des Sociétés lors de la demande d’immatriculation. Les statuts ne peuvent être modifiés qu’avec l’accord des associés.

 

 

Contrat de travail

 

Définition

Le contrat de travail est un document par lequel un salarié s’engage à travailler pour le compte et sous la direction d’un employeur moyennant rémunération. Le contrat de travail revêt différentes formes : CDI, CDD, contrat d’intérim, contrat saisonnier, le CESU… L’employeur et le salarié sont libres de négocier le contenu du contrat de travail qui précise le salaire, la qualification et la nature des fonctions, le lieu de travail, la durée ou encore le temps de travail.

Usage

Lorsque les conditions d’emploi évoluent, il est nécessaire de procéder à une modification du contrat de travail.

 

 

Pouvoir

 

Définition

Un bon pour pouvoir est une lettre permettant de mandater une personne pour accomplir certains actes sous le nom d’une autre. Ce document précise l’identité de cette personne et la nature des pouvoirs qui lui sont conférés.

Usage

Le pouvoir peut être utilisé pour un vote à une assemblée générale, pour une signature, certaines prises de décision ou pour remplir des formalités administratives…

 

 

Pacte d’associés

 

Définition

Le pacte prend la forme d’une convention établie entre les associés fondateurs d’une société permettant de définir leurs droits. Les principales clauses qui figurent dans l’acte juridique sont les clauses liées au fonctionnement de la société (nomination d’un dirigeant, répartition du résultat, engagement de non-concurrence…) ou encore les clauses liées aux mouvements de titres (préemption, agrément, plafonnement des participations des associés, droit de suite…).

Quelle différence avec les statuts ?

Le pacte d’associés est généralement réalisé en même temps que les statuts juridiques d’une entreprise, mais ne nécessite pas un dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce. En effet, contrairement aux statuts, le pacte d’associés peut être signé par une partie des partenaires seulement et demeurer ainsi confidentiel…. Pour plus de sûreté, il doit être réalisé avec un avocat en droit des affaires.

Usage

Ce document permet d’anticiper des situations de conflit. Il est en outre un moyen de compléter les rapports entre associés. Sa force juridique est moins importante que celle des statuts.

 

 

Assignation

 

Définition

Acte de procédure par lequel le demandeur cite son adversaire à comparaître devant un tribunal afin de lui intenter un procès. La requête peut être formée conjointement par les parties.

Usage

Pour être valable juridiquement, l’assignation est établie et remise à la personne assignée par un huissier de justice.

 

Les entreprises s’appuient sur de nombreux documents utiles, voire indispensables à leur bon fonctionnement. Lorsque ces documents font appel au droit des affaires, il peut être nécessaire de se faire accompagner pour y inclure les bons outils juridiques.